Nachweisgesetz: Neue Pflichten für Arbeitgeber

Arbeitgeber müssen künftig bei Einstellungen von Mitarbeitern mehr Informationen geben als dies bisher notwendig war. Das neue Nachweisgesetz soll ab dem 1. August 2022 gelten.

Welche Regelungen gelten bisher?

Schon bisher regelte das Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hatte und dem Arbeitnehmer aushändigen musste. Dafür galt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Dies betraf folgende Punkte:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Ab 1. August 2022 müssen Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer nun auch über Bedingungen des Arbeitsverhältnisses unterrichten, die sich nicht zwingend aus dem Arbeitsvertrag ergeben, sondern auch automatisch aus dem geltenden Recht oder aus Tarifverträgen oder den Regelungen des Betriebs.

Was verlangt das Nachweisgesetz?

Das Gesetz sieht nun einen erweiterten Katalog von Nachweisen vor, die der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer erbringen muss. Das Nachweisgesetz erlaubt dabei ausdrücklich die Aushändigung eines schriftlichen Arbeitsvertrags, der diese Nachweise beinhaltet. Auch sind großzügige Verweise auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zulässig, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Folgende neue Nachweisverpflichtungen sind insbesondere hervorzuheben und zu beachten:

  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen:

Künftig müssen Arbeitgeber das vereinbarte Arbeitszeitsystem mit den dazugehörigen Pausenzeiten darstellen und sollten ergänzend auch auf die Rahmenvorgaben des Arbeitszeitgesetzes verweisen.

Bei Schichtarbeit sind umfassende Angaben zum Schichtsystem, Schichtrhythmus sowie zu den Voraussetzungen für Schichtänderungen zu machen.

  • Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen:

Sofern vereinbart, sind künftig auch die Voraussetzung für die Anordnung von Überstunden in die Niederschrift aufzunehmen.

  • Informationen zum Kündigungsverfahren:

Neben dem Hinweis auf die zwingende Schriftform einer Kündigung und der Kündigungsfrist, muss zudem künftig eine Übersicht über das Verfahren bei Kündigungen sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gegeben werden. Eine Missachtung führt zwar nicht zur Unwirksamkeit etwaiger Kündigungen, ist aber eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit.

  • Zusammensetzung der Vergütung:

Arbeitgeber müssen die Zusammensetzung der Vergütung, einschließlich Zusammensetzung und Höhe der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, jeweils getrennt voneinander angeben.

Außerdem sind die Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung anzugeben.

Diese weiteren Informationen muss der Arbeitgeber außerdem nun liefern:

  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • Ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Detaillierte Regelungen zur Arbeit auf Abruf gemäß § 12 Teilzeitbefristungsgesetz

Müssen Arbeitsverträge angepasst oder verändert werden?

Der Arbeitgeber ist nur zum Nachweis verpflichtet; er muss also den Arbeitnehmer über die wesentlichen Arbeitsbedingungen aufklären. Bestehende Arbeitsverträge müssen nicht geändert werden. Einige der neuen Voraussetzungen sind ohnehin nicht sinnvoll als Arbeitsvertragsbedingungen zu vereinbaren, weil sich Arbeitgeber dann unnötig einschränken. Es sollte bei der bloßen Unterrichtung bleiben.

Wie lange haben Arbeitgeber Zeit, das Gesetz umzusetzen?

Automatisch gelten die Nachweispflichten zunächst nur bei Neueinstellungen ab dem 01.08.2022.

Das neue Nachweisgesetz sieht eine „verkomplizierte“ dreistufige Frist vor.

Bereits am ersten Arbeitstag muss dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit inklusive der Ruhepausen vorliegen. Weitere Nachweise wie z.B. Arbeitsort und Tätigkeitsbeschreibung müssen spätestens am 7. Kalendertag nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn vorliegen, Informationen über die Urlaubsdauer oder Informationen zum Kündigungsverfahren spätestens einen Monat nach vereinbartem Arbeitsbeginn.

Dies gilt im Übrigen auch für Arbeitsverträge, die zwar einen Tätigkeitsbeginn ab dem 01.08.2022 vorsehen, aber bereits zuvor vereinbart und abgeschlossen wurden. Hier gilt es gegebenenfalls rasch zu handeln.

Beschäftigte, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Die „fristentechnische“ Stückelung der Nachweise ist höchst unpraktisch und führt zu noch mehr Aufwand. Für die Personalpraxis bedeutet dies, dass der vollständige Nachweis bei jeder Neueinstellung ab dem 01.08.2022 am ersten Tag der Arbeitsleistung und bei „Altverträgen“ am siebten Tag nach der Aufforderung durch den Arbeitnehmer an diesen übergeben werden muss.

Was gilt bei Verstößen?

Verstöße gegen die Nachweis- und Unterrichtungspflichten führen nicht zur Unwirksamkeit von Arbeitsverträgen.

Bei Verstößen droht vielmehr ein Bußgeld von bis zu 2.000 €. Es kommt nicht darauf an, ob (einzelne) Nachweise fehlen oder es lediglich zu Verspätungen kommt.